---

A Debreceni Egyetem videokonferencia termeinek regisztrációs rendszere

Regisztráció H.323 alapú videokonferencia tartására

 

Felhasználói leírás v2.0

 

 

Bevezetés

 

A Debreceni Egyetemen három helyszínen nyílt lehetőség videokonferencia meg-rendezésére:

 

- DE ISZK (Debrecen, Egyetem tér 1.,  templom épület)

- DE OEC CEH épület (Debrecen, Nagyerdei körút 98.)

- DE ATC Főépület CEH tárgyalóterem (Debrecen, Böszörményi út 138.)

 

A termek igénylése Web-alapú regisztrációval történik.

Elérhetőség: http://diszk.unideb.hu/ g Szolgáltatások g Videokonferencia.

 

Az NIIF országos videokonferencia rendszerébe kapcsolt intézmények listája  megtekinthető itt!

 

A rendszer leírása

 

A program Mysql-alapú adatbázisban tárolja a web-es felületen regisztrált igényeket. Minden kérelem egyedi azonosítóval rendelkezik (id mező), így biztosítva az egyértelmű azonosítást. A konferencia kezdetének időpontját a rendszer 15 perccel csökkentve tárolja az adatbázisban, és a jóváhagyást tartalmazó email üzenet már ezt a kezdési időpontot igazolja vissza. Erre a konferencia lebonyolításához szükséges technikai előkészületek miatt van szükség. Hasonlóképpen a videokonferencia végének időpontja 15 perccel növelve kerül letárolásra és visszaigazolásra.

 

 

Feladatok:

 

Felhasználó:	- regisztrálja igényét a fenti web-helyen, majd a "Mehet" gombbal elküldi - az email-ben kapott regisztrációs kódot felviszi a regisztróciós kód    mezőbe,  majd az "OK" gombbal elküldi a rendszernek - a későbbiekben a teremfelelős email-ben küldött nyugtáját olvassa.
Teremfelelős:	- elolvassa az email-ben kapott teremigénylési kérelmeket - jóváhagyja, vagy elutasítja a regisztrációs felületen a kérelmeket.

 

                                   

A teremigénylés menete

 

 a. A fent említett weboldalon található igénylőlap kitöltése:

 

 

 

A sikeres igénylés feltétele minden mező pontos kitöltése.

 

Mezők jelentése:

 

Igénylő neve mező:	Igénylő vezeték- és keresztneve
Email cím mező:	Egyetemi email cím (unideb. hu, klte. hu, dote. hu és date. hu végződés)
Egyetemi mellék:	A névhez tartozó négyjegyű egyetemi mellék száma
Tanszék/Intézet:	Az igénylő tanszéke/intézete
Konferencia partner:	A konferencia-kapcsolat távoli vége (név, cím)
Konferencia időpont:	A videokonferencia megrendezésének időpontja. Fontos, hogy mindkét terem esetén az adott naptól számítva maximum 30 napra előre lehet időpontot foglalni.
Kezdés:	A rendezvény pontos kezdete 15 percre kerekítve. Az itt megadott időpontot a  rendszer automatikusan 15 perccel csökkenti, a konferenciára való szükséges előkészületek biztosításához.
Vége:	A rendezvény pontos vége 15 percre kerekítve. Az itt megadott időpontot a rendszer automatikusan 15 perccel növeli, így biztosítva az esetlegesen utána következő konferencia pontos kezdését.
Téma:	A konferencia témájának rövid ismertetése, maximum 200 karakter hosszúságban.
Terem:	Választás a konferenciahelyszínek között.

 

Videokonferencia termek elhelyezkedése:

 

TEK területén a DISZK-ben:

OEC területén a Centrum Elnöki Hivatal tárgyalóban:

ATC területén a Centrum Elnöki Hivatal tárgyalóban:

 

 

 

a’. Jóváhagyott igények listája:

 

Amennyiben információt szeretnénk kapni a már regisztrált időpontokról, a Regisztrált igények linkre kattintva megjelenik a jóváhagyott igények listája.

 

 

 

b. Igény elküldése:

 

Miután minden mező kitöltésre került a regisztrációs oldalon, a “Mehet!” gombra kattintva küldjük el jelentkezésünket a rendszernek, amely megvizsgálja, hogy a megadott adatok megfelelnek-e a feltételeknek.

Amennyiben hibás adatot észlel, erről hibaüzenetben értesíti a felhasználót. Ekkor a hibás mező módosításával újra el lehet küldeni a kitöltött regisztrációs lapot. 

 

c. Biztonsági ellenőrzés:

 

Email-ben automatikus üzenetet küld a program az igénylő “Email címe” mezőben megadott postafiókra, melyben egy regisztrációs kód található. Ezt a böngészőben látható regisztrációs kód mezőben meg kell adni, majd az “Ok” gombbal elküldeni a rendszernek. Érvénytelen kód megadásakor a rendszer nem regisztrálja az igénylést. Amennyiben a regisztrációs kód megfelelő, a rendszer küld egy email értesítést a választott terem felelősének, aki a későbbiekben email-ben küld értesítést az igénylőnek a regisztráció jóváhagyásáról, illetve elutasításáról.

 

 

 

d. Értesítés a teremigénylésről:

 

A beérkezett teremigényekről email-ben kap értesítést a teremfelelős. A felelős csak a hozzá tartozó terem igényléseiről kap üzenetet. A levél tartalmazza az igénylő, valamint a konferencia fontosabb adatait.

 

 

e. Teremigénylés pozitív/negatív nyugtázása:

 

Az igénylés elfogadását, illetve elutasítását a fent említett weblapon kell elvégeznie a teremfelelősnek. Ehhez be kell jelentkezni a rendszerbe a főoldalon a Beérkezett igények linkre kattintva, felhasználói név és jelszó megadásával. A megjelenő táblázatban, beérkezési sorrendben találhatjuk az igények listáját. Az utolsó oszlop két gombot tartalmaz, melyek segítségével jóváhagyhatjuk, vagy elutasíthatjuk az adott igényt.

A “Mehet” gombbal küldjük el a rendszernek az információt. Igény három lehetséges státusza az adatbázisban: U – még nem ellenőrzött, A – jóváhagyott, D – elutasított. A Beérkezett igények táblázatában a “még nem ellenőrzött” státuszú igények jelennek meg.

 

 

 

 

f. Nyugta küldése az igénylő személy email címére:

 

A program automatikusan értesíti az igénylőt email-ben regisztrációja elfogadásáról, vagy elutasításáról.